Zeitmanagement Methoden und Alternativen

Der Weg zum gesunden Zeitmanagement

Seit mittlerweile einigen Jahren ist das sogenannte Zeitmanagement immer wieder in Weiterbildungen für Führungskräfte und Angestellte zu finden.

Es gibt unzählige Methoden, Herangehensweisen und auch Apps, die uns beim „managen unserer Zeit“ unterstützen. 

Wir bei Forum Delta verfolgen der Vision, vorgegebene Systeme immer wieder zu hinterfragen und sie eventuell auch mal aus einer Metaebene zu betrachten.

In diesem Artikel wollen wir uns also zunächst fragen, was Zeitmanagement genau ist, welche Methoden es gibt und wie (oder ob) wir sie für uns sinnvoll nutzen können.

Zeitmanagement setzt sich aus den Begriffen "Zeit" und "Management" zusammen. Es beinhaltet somit alle Maßnahmen zur optimalen Nutzung einer gegebenen Zeitspanne - wobei "optimal" gerade im wirtschaftlichen Kontext häufig mit "produktiv" gleich zu setzen ist. 

Um die Produktivität einer Aufgabe wiederum bewerten zu können, werden im klassischen Zeitmanagement zu erledigende Aufgaben nach Wichtigkeit priorisiert und anhand dieser Priorisierung geplant.

Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip dient beispielsweise der reinen Priorisierung von Aufgaben. In einem Koordinatensystem wird eine Aufgabe anhand ihrer Wichtigkeit entlang der y-Achse und anhand ihrer Dringlichkeit entlang der x-Achse einsortiert. Unterteilt man das Koordinatensystem in vier Teile, so enthält ein Teil alle wichtigen und dringlichen Aufgaben, mit welchem man beginnen sollte. Der zweite Teil enthält alle wichtigen, allerdings weniger dringlichen Aufgaben, welchen man sich im Anschluss zuwenden kann. Die Aufgaben aus dem unwichtigen, aber trotzdem dringend zu erledigendem Teil werden an jemanden delegiert, der dieser Aufgabe gerecht wird. Alle restlichen Aufgaben, welche sowohl als unwichtig, als auch als nicht dringend deklariert wurden, sollten gar nicht erledigt werden.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode legt folgende Schritte zum Erledigen von Aufgaben fest:

• Aufgaben sammeln
• Länge in Form des zeitlichen Aufwands schätzen
• Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplanen
• Entscheidung über Priorisierung treffen
• Nachkontrolle in Form eines Ist-Soll-Vergleichs durchführen

Getting-Things-Done (GTD)

In dieser Methode werden ebenfalls klar definierte Schritte durchlaufen.

• Erfassen aller Aufgaben in einem Ort (Chaos Box)
• Verarbeiten der Aufgaben mit dem Ergebnis, die Dringlichkeit der Aufgabe zu entscheiden und bei dringenden Aufgaben ebenfalls die ersten Schritte (sodass bei der Bearbeitung sofort begonnen werden kann)
• Organisieren der Aufgaben in bestimmte Kategorien
• Durchsehen und pflegen der Aufgabenlisten in regelmäßigen Abständen
• Erledigen der Aufgaben basierend auf der eigenen Umgebung, der verfügbaren Zeit und Energie und der Priorität der Aufgabe

Pomodoro-Technik

Nach einer recht simplen Logik besagt die Pomodoro-Technik, dass Aufgaben anhand folgender Schritte bearbeitet werden sollen:

• Aufgabe formulieren
• Wecker auf 25 Min. stellen
• Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt
• eine 5 minütige Pause machen
• nach vier Pomodori eine längere Pause machen

Für alltägliche Zwecke erfreuen sich auch immer mehr Zeitmanagement-Apps größerer Beliebtheit. Wir wollen uns hier ein paar der gängigsten anschauen.

Wunderlist

"Synchronisiere dein Leben!" - damit wirbt Microsoft mit der allseits bekannten Zeitmanagement-App Wunderlist. Es können unterschiedliche Listen erstellt, Erinnerungen eingestellt und mehrere Bearbeiter hinzugefügt werden. Die Philosophie des wohlüberlegten Priorisierens und zeitlichen Stukrurierens von Aufgaben kann hiermit allerdings nicht abgebildet werden und die App ist somit tatsächlich nur eine etwas ausgefeiltere Form einer ToDo-Listen-Sammlung.

Trello

Trello kennt vielleicht der ein oder andere aus agilen IT-Projekten. Angelehnt an das im SCRUM häufig verwendeten KANBAN-Board können auf Trello Aufgaben in unterschiedliche Kategorien (z.B. ToDo - Doing - Done) gespeichert und je nach Bearbeitungsstand verschoben werden.

Chaos Control

Diese App richtet sich nach der oben beschriebenen Getting-Things-Done Methode (GTD). In der "Chaos Box" werden alle Aufgaben gesammelt und können anschließend entsprechend kategorisiert und mit Labels versehen werden.

Wie bereits erwähnt, betrachten wir das Thema Zeitmanagement in unseren Seminaren noch mal aus einer ganz anderen Perspektive.

Der Begriff Selbstmanagement trifft schon eher die Herangehensweise, seine Aufmerksamkeit auf das Managen der eigenen Arbeitsweise und den Umgang mit zu erledigender Aufgaben zu lenken und nicht auf das Managen der Zeit, da die Zeit als solche im Grunde gar nicht managebar ist. 

Sie existiert nur.

In unserem Seminar Time is Honey treten wir aus diesem Grund noch einen weiteren Schritt zurück und definieren zunächst den Begriff Zeit sowie eigene Ziele und Vorstellungen im Zusammenhang mit der Zeit, bevor wir uns mit den Techniken zum Umgang mit ihr vertraut machen. Erst durch das Verständnis über die Wahrnehmung von Zeit, unsere eigenen Wünsche an sie und das eventuelle Auflösen hinderlicher Glaubenssätze, können wir beginnen, uns über das sogenannte „managen der Zeit“ Gedanken zu machen. 

Wir lernen, wie unsere eigene Aufmerksamkeit und auch der Persönlichkeitstyp Einfluss auf den persönlichen Verlauf der Zeit haben kann. Erst mit diesem Wissen und dem Bewusstsein, dass es verschiedene Arten von Zeiten gibt, kann man einen für sich stimmigen Umgang mit ihr finden und dann auch klassische Zeitmanagement Methoden nutzen, um die eigene Arbeitsweise in spezifischen Teilbereichen der Zeit (Arbeitszeit, Organisationszeit,…) zu optimieren.

Deine Katarina Cavar